I år åpnet nye Avinor Oslo Lufthavn på Gardermoen, ikke bare i ny, men i utvidet og modernisert drakt, med nytt terminalbygg, nye tjenester og nye funksjoner, etter flere års intenst arbeid, og omlegninger som krevde en del omstilling, både for flyplassens ansatte og de reisende.

HSMAI vil, fra og med nå og frem mot sommeren, presentere casene til gullvinnere fra Eventprisene, som ble kåret på Grand Hotel i Oslo i september. Vi ønsker å inspirere, gi gode råd og tips om trender, nye produkter, og digitale løsninger – og ikke minst innblikk i caser som har lykkes, som JCPs oppdrag for Avinor Oslo Lufthavn.

Åpningen av det nye terminalbygget krevde en pedagogisk og stor satsing, som eventbyrået JCP (Just Cruzin’ Production), fikk ansvaret for. Så skulle det også bli en stor suksess – så stor at byrået stakk av med den høythengende prisen for beste intern-event, under HSMAI Eventprisene i høst. Det hører imidlertid med til historien at JCP langt fra var alene om å bidra til den interne opplæringen ved lufthavnen. Vi nøyer oss her med å rette søkelyset mot event-delen av opplegget, i JCPs regi.

Lærte opp 10.000

Hele 10.000 ansatte og 100 selskaper skulle «kurses», fordelt på 13 intern-events i oktober og november 2016. Det var erfaringer fra oppstart ved andre europeiske flyplasser som fikk Avinor Oslo Lufthavn til å innse at en særskilt og grundig opplæring av de ansatte, så vel som grundig testing av alle funksjoner, ville bidra til å gjøre overgangen så smertefri som overhodet mulig.

JCPs oppdrag, gitt via Geelmuyden Kiese, favnet både deler av opplæringen av de ansatte, kalt T2-Opplevelsen, og tjenestetesting, ved hjelp av 5700 testreisende, som ikke omfattes av prisen HSMAI tildelte byrået i høst. Vi snakker med andre ord om et svært maskineri, der alt skulle klaffe.

– Svært fornøyd med løsningen

– Vi er veldig fornøyde med måten JCP løste oppdraget på. Eventene ble en stor suksess hver gang, og folkene hos JCP skjønte fort hva vi var ute etter, sier Nora Hoberg Prestaasen, kommunikasjonsrådgiver ved Avinor Oslo Lufthavn.

– Med så mange involverte mennesker, er det jo ikke tvil om at det var en kjempeutfordring, men vi justerte underveis, for å lande det endelige konseptet. Vi måtte levere både på budsjett og på tid, med sterkt fokus på det menneskelige aspektet fortsetter hun.

– Bedre læring

– Når du ser tilbake på det, hadde du våget å anbefale tilsvarende opplegg for andre større virksomheter, til interne, så vel som eksterne formål?

– Jeg kan varmt anbefale events som virkemiddel i forbindelse med internopplæring. Det er noe med å kle opplæringen i en underholdende drakt, og gi de ansatte fornemmelsen av å få noe tilbake. Det blir definitivt enklere å lære på den måten, spesielt hvis man kombinerer det med andre og mer tradisjonelle læringsmetoder, forklarer Prestaasen.

– Det viktigste var kanskje at lærdommen festet seg på en annen måte enn tradisjonell kursing. Da tror jeg også den tilegnes mye lettere. Teksten fortsetter under bildene.

Så hadde da også lufthavnen all grunn til å være fornøyd. Da JCP vant prisen for beste intern-event under HSMAI Eventprisene i høst, begrunnet juryen det slik:

Noen eventer er større enn andre, og dette imponerte oss virkelig!

Hvordan sørge for at de ansatte får god, rask og inspirerende opplæring?

Logistikken ville bli avgjørende. Kommer den nye bygningen til å fungere

Kunnskapsløftet hastet! Og målgruppen var fragmentert.

Konseptet ble «læring, forkledd som underholdning». Her skulle det gis praktisk erfaring og realistisk trening, uten at det skulle gå ut over avbrudd i «hverdagens gang». Og de mange eventgrepene var utrolig kreative og relevante i forhold til lanseringen av noe veldig stort.

Resultatene ble grundig dokumentert, gjennom 13 enkelteventer på cirka to timers varighet, med mellom 400 og 1200 deltagere.

Gullvinneren av Beste interne event er JCP, med T2-opplevelsen og T2 Tjenestetesting, for Avinor Oslo Lufthavn. HSMAI gratulerer!

En logistisk utfordring

Både T2-opplevelsen og tjenestetestingen ble planlagt og gjennomført mens de nye områdene fortsatt var under utbygging, og mens det var full trafikk på flyplassen. Det skulle med andre ord være unødvendig å nevne at eventene hadde sine logistiske utfordringer, men ifølge Nora Hoberg Prestaasen gikk alt som smurt, mye takket være JCPs rutinerte team.

Når det kommer til event-design, tok JCP utgangspunkt i de eksisterende designmanualene, og utviklet det som var nødvendig, for å sikre god flyt av publikum, i en miks av underholdning, konkurranser og opplæring.